金子 浩二 
あなたの職場でこのような人材の悩みを抱えていませんか？
- 優秀な人材を確保できない
- 人材を確保しても、育成ができない
- 自分の業務範囲外のことに関して積極的に動かない
- 給料に不満を持ちつつ、満足できる働きをしていない
- 嫌なことがあると転職を考える
日本の人口減少傾向を考えると、ますます人材難が深刻化するでしょう。
では、どのような対策が打てるでしょうか？
- システムの導入による単純作業の効率化
- 業務の外部委託
- 業務プロセスの効率化
今回は業務効率化の手段を考えていきます。日本国内でも外国人労働者の数が増加しており、日本人が海外で働く機会も増えています。これらの対策はどちらの場面でも有効です。
業務棚卸し
まず、職場内で仕事が円滑に進まない主な原因は、業務が個人に密着していることです。
業務が個人に依存しており、その個人が休んだり退職した場合に業務が滞るケースが多々あります。この問題の解決には、業務の棚卸しが不可欠です。
各個人の業務内容を明確にし、チーム全体で共有することが重要です。チーム内で棚卸し表を作成しメンバー間で業務を共有することで、業務の可視化と効率化が図れます。
業務の棚卸しによって、ムリやムダ、ムラが浮き彫りになります。そこで無駄な業務を見つけ出し、排除する議論を進めることができます。さらに、外部コンサルタントの活用や新たな知見の取り入れも効果的です。外部の視点から業務を見直し、効率化につなげることができます。
時間軸における業務全体の見える化
業務棚卸表が完成したら、次に各業務に時間軸を追加していきましょう。
例えば、定期的に行われるルーティン業務や、1ヶ月をかけて進行するプロジェクト、発生した都度対応する業務などがあります。各業務の時間軸を把握することで、始まりと終わり、および業務プロセスの手順が明確になります。
業務プロセスの可視化によって、ムリやムダ、ムラが浮き彫りになります。例えば、残業の頻発の原因がわかります。時間軸で業務を見える化すると、問題のボトルネックが明らかになります。これを改善の機会と捉え、業務プロセスの最適化に取り組みましょう。
役割分担の再定義と線引き
部署内または部署間における業務で、見直すべきポイントがあります。
それは、業務の形骸化と各部署の役割分担の再定義です。
形骸化は以前の部署間の取り決めが未だに残っているケースで、時代の変化に対応せずに続けられていることがあります。これは、当たり前のように行われてきた業務が時代にそぐわなくなり、部署内の人間では気づきにくいものです。この場合、例えば外部有識者の視点を加えることで、業務の整理整頓が進むことが多いでしょう。
役割分担においては、部署間の壁や互いへの配慮不足が問題となります。各部署は自らの仕事だけに固執し、他の業務を受け入れることを嫌がることがあります。しかし、同じ組織であれば、部署を超えて協力し、共通の目標に向かって働くことが求められます。バリアが存在する場合、それを解き、コミュニケーションの窓を開くことが必要です。
この問題を解決するためには、各部署のトップ同士が話し合いを行うことが不可欠です。部長は部下が直面する問題に対処するための存在であり、部署間の協力を促進する、重要なリーダーとしての活動が求められます。
まとめ
業務効率化のための方策が明確に提示され、部署間の課題解決に向けた具体的なアプローチが示されています。
業務棚卸しや時間軸の見える化は、問題の把握と解決に効果的な手段となります。
特に、形骸化した業務や役割の再定義に対する議論は、組織全体の改善につながる重要なステップです。
外部の視点を取り入れることで、当たり前になっている業務の見直しが可能になります。
部署間のコミュニケーションの促進やリーダーシップの重要性も強調されており、組織全体の効率化と協力体制の構築が強調されています。この文書は、組織改善のための貴重なガイドとなるでしょう。