金子 浩二 
私自身、これまでサラリーマンとして4社11ヶ所の部署で働いてきました。しかし、業務が整理整頓されており効率的に回っている部署は、残念ながら一度も見たことがありません。どこも共通した悩みを抱えたりしているんです。その結果、ムリ・ムダ・ムラの多い状態で業務を行なっており、それが原因で人間関係がギクシャクすること
なんかも珍しくありません。
そこで、業務改善コンサルタントとして企業さんの課題である労働生産性を上げるべく、業務仕組み化に入る前にまず、貴社がどのような状態にあるのかを見直しいただく機会とします。企業さんの代表的問題点をリストアップしましたので、まずはどれぐらい当てはまるかを確認することから始めましょう。
属人化の解消
特に中小規模の企業では、属人化がよく見られます。1人が多くの業務を抱え、周囲が関与しない状況が生まれることがあります。そのため、何をしているのか見えない状態になります。
実際、その担当者が休暇や退職などで不在になった場合、突然のピンチが生じることもあります。特に売上に直結する担当者の場合、業務の透明化を早急に行う必要があります。
形骸化の解消
実際に業務マニュアルが存在し、運用されている場合でも、注意が必要です。古くなったマニュアルは、現在の仕事環境と合わないことがあります。古いマニュアルが原因で、ムダな作業が発生したり、非効率なやり方になっている可能性もあります。そのような場合には、現在の仕事のやり方に合わせてマニュアルを更新する必要があります。
業務効率の向上
業務の中には、この作業は不要であるとか、作業担当者の入れ替えが適切であるとか、違和感を感じる場面があります。そのような場合、次の4つの視点から効率化を図ります。
- 作業の廃止（現在のやり方で不要なもの）
- 作業の統合（他の作業と重複しているもの）
- 手順や担当の入替
- 作業の単純化
業務内容の標準化
例えば、それぞれの職場では複数の社員が同じ作業を行うことがあります。しかし、社員のスキルによって同じ業務でも質に差が出ることがあります。
そのような場合には、業務内容の標準化を検討することが重要です。具体的には、作業手順や接客時の応対方法などを記したマニュアルを作成し、質のばらつきをなくすことができます。
教育資料としての活用
新入社員の入社や人事異動に伴うOJTやレクチャーは、時間的・労力的に負担が大きいことがあります。そのような場合、チーム全体の業務棚卸表やマニュアルが役立ちます。これらの資料があれば、新しいメンバーが迅速にチームに適応し、業務に貢献できるでしょう。
業務仕組み化は、労働生産性の向上にも貢献します。新入社員や異動者がスムーズに業務に参加できるだけでなく、チーム全体の効率も向上させることができます。
まとめ
中小規模の企業では、属人化や形骸化が頻繁に起こります。業務担当者が独自の業務を抱え、周囲との情報共有が不足している場合があります。このような状況では、担当者が不在になった際に業務の継続性が損なわれる可能性があります。特に売上などに直結する業務の透明化が急務です。
また、業務マニュアルが古くなっている場合もあります。古いマニュアルに基づく作業は非効率的であり、時代に合わないやり方になっていることがあります。これらの問題に対処するために、以下の4つの視点から業務効率化を図ることが重要です。
- 不要な作業の廃止
- 重複する作業の統合
- 手順や担当の見直し
- 業務内容の標準化やマニュアルの更新
さらに、業務の仕組み化によって、新入社員や異動者の迅速な適応を促し、チーム全体の効率化を図ることができます。業務の透明化や効率化は、企業の生産性向上に直結する重要な要素です。