金子 浩二 
人材採用がどんどん難しくなってきていると肌で感じている方も多いのではないでしょうか？人気企業では今も昔も変わりはありませんが、中小企業様であれば影響は大きいことでしょう。日本は後継者がいないことにより事業継承ができない、社員を確保できないため、事業が回らないそんなことが今後も当たり前のように増えていくことになります。
私は、そんな中小企業様の支援をするために、労働生産性を上げる活動をしております。一例ですが、これまで５人で取り掛かっていた業務を４人で回せるような体制を作り、空いた1人を足りない業務で活かしてもらうことで、コスト削減・一人当たりの稼ぐ力を向上させる活動をしております。
この記事では、どのようにして社員一人当たりが稼ぐ力を向上させるのかを説明します。
この記事を読んでいただくと、御社の現状と課題がわかるようになります。
今回の結論としては、業務の仕組み化であり、この仕組みがないと生産性も上がらなければ
例え人を雇ったとしてもうまく機能せずに、また戦力になるまでに時間を要してしまうのです。
労働生産性とは
労働生産性とは、労働者1人あたりの生産性や効率性を表す指標です。具体的には、ある期間内に1人の労働者が
どれだけの財やサービスを生産するかを示します。労働生産性が高い場合、1人の労働者がより多くの価値を生み出すことができます。
これは、技術の進歩、教育レベルの向上、労働力の適切な配置、生産プロセスの効率化など、さまざまな要因によって影響を受けます。高い労働生産性は経済成長や繁栄に貢献し、企業や国の競争力を高めることができます。
業務仕組み化８ステップ
この労働生産性を高めるために、企業側が必要な業務の仕組み化を８ステップでご紹介します。
1.業務棚卸表の作成 社員がそれぞれどのような業務を行なっているのか、まずは見える化します。
2.権限と責任の明文化 各業務における責任者をあらかじめ設定しておき、業務を遂行するプロセスを迅速化
させます。要は誰に確認すれば良いのか？とか責任のタライ回しを防ぐことにより、時間の短縮を図るのです。
3.業務プロセス効率化 業務の中で、削除・結合・入替/代替・単純化していき、ムリ・ムダを排除します。
4.業務量の平準化 例えばチーム内で残業ばかりしている人とそうでない人など、業務量を工数値に置き換え、
役割や能力により可能な限り業務量が均一になるように調整をしていきます。
5.ファイルの統一化 例えば同じフォーマットでも部署によって使い方が違うなど、
ファイルの標準化や統一化を図ります。
6.共有フォルダの整理 サーバーもしくはクラウド上でファイルを保管しているフォルダを整理整頓し、
瞬時に探せる体制を構築します。
7.特定業務のマニュアル化 業務棚卸表では説明しきれない難解な手順や重要案件など、
別途マニュアルを作成し理解度が上がるようにします。
8.運用 この一連の流れを業務に落とし込み、連携をとりながら改善を進めるための会議の設定や
運用変更時のプロセスをルール化します。
仕組み化と人財の掛け合わせ
組織を機能させて労働生産性を上げるためには、この仕組みとそれを運用できる人材が必要となります。
忙しくて人手が足りないという組織は、仕組みがなければ仕組み化を構築し、マニュアルのようなものはあるが、
使えるものになっていないのであれば、仕組みを作るための見直しが必要です。
実は不要な業務が多く存在したり、時代に合わないマニュアルをいまだに使っていたり、業務が適材適所になっていなかったりこのような事象が御社の中でも確実に存在します。私の経験則では現在の業務量が100％だとすると、仕組み化により30％以上業務量を削減できるのが往々にあります。
逆にそんなに業務がないのにも関わらず、社員がいつも忙しくしている場合もこの仕組み化が有効です。業務棚卸表によってどれだけの業務量や内容を抱えているのかが丸裸になりますし、これによって忙しいと言い訳ができなくなるからです。
会社としては、労働生産性を上げて社員一人ひとりがより利益貢献できる体制が必要ですし、社員もその利益のおかげで長く会社に務めることができるのですからね。ここの本質部分を追求するためにも必要な作業といえます。
まとめ
労働生産性は、1人あたりの生産性や効率性を示す指標であり、労働者が特定期間内にどれだけの価値を生み出すかを示します。労働生産性の向上には、業務の仕組み化が重要であり、８ステップでご紹介しました。
さらに、仕組み化と人財の掛け合わせが重要です。組織には適切な仕組みと、それを運用できる人材が必要です。
適切な仕組み化によって、業務量の削減や効率化が実現し、組織や個人の生産性向上につながります。
私は、企業様向け業務改善コンサルティングを行なっており、この業務仕組み化８ステップによって実践しております。大規模なシステム導入ではなく、現在の業務に足し引きして御社の業務効率化を図っております。
「もっと詳しく知りたい」という方向けに無料相談や1on1セミナーも実施しておりますので、
ご興味ございましたらお問合せよりご連絡お待ちしております。それでは。