みなさん、こんにちは。
今回は情報をまとめるためのツールとして、図解を活用した整理方法をご紹介します。
それでは、始めましょう!
マトリックス表
情報を整理し、数値を比較する際に有効なのが、マトリックス表です。
例えば、地域ごとの商品別売上個数を比較する場合、マトリックス表を活用します。このような表では、並列に並んだ数字情報を比較することができるため、異常値がどこにあるかが一目でわかります。
また、地域別売上個数を見ると、3つの拠点の中で東京が一番多いだろうと想像していたかもしれませんが、実際には一番少ないということもマトリックス表を作成することで可視化され、意外な発見ができるかもしれません。
ピラミッドストラチャー
社内の組織図や人員配置の全体像、また市場全体の階層割合を可視化する際に便利なのが、2種類のピラミッドストラクチャーです。例えば、社内で上司への説明や提案発表などの場合、ピラミッド構造を使う階層の使い方は次のようになります。
第1階層(最上部):話のテーマとなる結論が入ります。「本日はGoogle Workspaceの導入を推進したいと思います。その説明をいたします。」
第2階層:結論の理由が述べられます。「その理由は3つあります。業務時間の削減、コスト削減、リスク対応です。」
例えばコスト削減の理由を挙げますと、「毎月1ユーザーあたりの費用が現在2万円かかっていますが、Google Workspaceとの契約により5千円に削減できます。」
第3階層:理由の具体的な事例や事実が示されます。「たとえば、オンライン会議はZoom、書類保管はDropbox、チャット機能はChatworkなど、別々に費用が発生しています。」
このように階層ごとに情報を整理することで、説明の組み立てがスムーズになります。
ロジックツリー
情報要素を分解し、思考を整理する際に便利なのが、ロジックツリーです。
ロジックツリーはピラミッドストラクチャーと類似していますが、ピラミッドストラクチャーでは情報の階層を上から下へと降りながら説明を組み立てていくのに対し、ロジックツリーは情報を横方向に展開していき、思考の整理に重点を置いたツールです。
個人によっては、縦方向のピラミッドストラクチャーの方が情報の要素分解に使いやすいと感じる場合もありますし、横方向のロジックツリーの方が好ましいと感じる場合もあるでしょう。
私の場合、説明用のピラミッドストラクチャーと思考整理用のロジックツリーを使い分けています。
具体例を挙げると、次のようになります。
第1列:生物
第2列:哺乳類、爬虫類、魚類など
第3列:(哺乳類の中で)人間、イルカ、クマなど
参考文献
今回の参考文献は、私のロールモデルでもある(株)ワニマネジメントコンサルティング和仁達也氏の著書「プロの思考整理術」となります。詳しく知りたい方は是非とも本を読んでみてください。