金子 浩二 
皆さんの部署やチームでは、資料がどこに保管されているのか分からない、
もしくは頑張って探さないと見つからない、そんなお悩みはございませんか？
実は、ほとんどの組織でそんな状態になっております。実際にこれまで私が渡り歩いた11ヶ所の部署やチームでは
1ヶ所たりとも整理整頓されていなかったのが、実情です。従って私の中では現在100％の確率で整理整頓されていないということです。
なぜなら、チーム内では誰かがイニシアティブを取って指揮しなければ、整理されないためです。
というのも、そもそも其々の使い勝手によって、どこに保管すれば良いのかは違ってくるからですね。
私自身は、そんな資料やファイルの保管なども含めて、現在も企業さんの業務改善コンサルティングを行なっており、整理整頓から業務の仕組み化を実現し、ムリ・ムダ・ムラを排除し業務効率化を実現するお仕事をしております。
この記事では、業務仕組み化までのステップを3つお伝えします。
この記事を読むと、チーム全員が特にムダな業務から解放され、圧倒的に業務時間を短縮できます。
経営者にとっては、新たに生み出された時間を使って、新しい業務を従業員さんへお願いすることも
できるのです。
今回お伝えするのは、1.フォーマットの共通化、2.フォルダの整理、3.特定業務のマニュアル化となります。
フォーマット共通化
皆さんの部署では、いわゆる雛型ファイルを共有しており、そのファイルを使い回して作業することがありませんか？例えば、請求書の作成であれば、毎月請求項目や金額を変えて、同じ宛先に送付するなんてことがありますよね？こんな場合、同じファイルの使い回しをするはずです。
しかし、このように同じファイルを繰り返し使用するにあたり、一番厄介なのはどういったことでしょうか？
それは、以前のデータが残っており、そのまま使用してしまったことにより、間違いが多いはずです。
ではこの場合、どのように解消すれば良いでしょう。まず提案するのは、シートやセルの保護です。特に特定の箇所のみ、毎回変更する場合であれば、そこの部分だけセルの保護解除を行い、その他のセルは保護をかけるなどです。例えば、客先の住所などは毎月変更することはありませんよね。この場合、何かの拍子にキーボードを触ってしまい、違う文字が打ち込まれたことを気づかずに、お客さんへ送付してしまうなど、セルの保護をかけておれば防げます。
また毎回変更する箇所に関しては、セルの色を変更しておけば、毎回入力する箇所が特定されて便利です。この場合、当ファイルを利用する可能性のある担当者へその旨連携しておけば良いでしょう。極力、不必要な箇所は触らせず、修正が必要な箇所は色付けなどで強調しておくと良いです。
フォルダの整理
次に業務に関連するファイルの保管先を指定します。この保管先の指定は業務棚卸表で記入した大分類・中分類に応じて階層を決めると良いでしょう。この場合、業務棚卸表とフォルダの連動感があり、チームにおいても共有しやすいです。
またファイル名にも気をつけると良いです。業務棚卸表に記載したファイル名と同じ名前でファイルを保存し、保管すると良いです。さらには、業務棚卸表内に保管場所のURLリンクを貼り付けておけば、業務棚卸表から一瞬でジャンプでき、作業効率が圧倒的に早まるでしょう。
特定業務マニュアル化
業務棚卸表で作成した業務項目の中には、複雑な内容や手順や、深堀した説明が必要な場合があります。そんな時に便利なのが、特定業務を説明したマニュアルを準備することです。マニュアルの種類としては、主に下記３種類あります。
- 簡易マニュアル
主要な業務の流れやポイントが一目で体系的に理解できる
業務の全体像を把握したり、業務の概要を短時間で確認したりするために活用 - 詳細マニュアル
業務の手順や注意点、確認ポイントなどを網羅的に理解できる事例マニュアル - 事例マニュアル
接客・営業・身だしなみなど、準備や心構えを社員への意識付けに活用
それぞれの場面に具体的にどのように行動すれば良いのかを示した事例
これらのマニュアルをうまく掛け合わせ、より業務理解が進むような体制を心掛けます。
業務棚卸表の無料プレゼント
如何でしたでしょうか。今回は業務仕組み化の6つのステップのうち、後半の3つを紹介しました。特に業務棚卸表に関しては、会社の財産のような存在になります。
現在、記事をお読みいただいた方で、業務棚卸表のフォーマット（エクセルファイル）を希望される方には、無料でプレゼントしています。ご希望の方は、お問い合わせボタンからその旨をご連絡ください。
では、また次回の記事でお会いしましょう！