金子 浩二 
今回は業務仕組み化の入り口となるステップをご紹介します。残念ながら、日本企業は世界の中でも労働生産性がとても低い状況です。そもそも労働生産性とは、労働量に対する産出量が低い状態を指します。
そのため、業務効率化を行い、少ない労力で多くの業務をこなせる体制を整えることが重要です。
しかし、ほとんどの組織では、業務効率化の方法が明確になっていない状況です。
このブログ記事では、業務仕組み化までの進め方を詳しくご紹介します。
ムダな悩みをなくし、ストレスを解消する体制を整える第一歩となりますので、是非読んで行ってください。
今回は、業務棚卸表に関する1.業務の見える化、2.業務プロセスの効率化、3.責任と役割の明文化となります。
それでは、具体的なステップについて見ていきましょう！
業務の見える化
初めに取り掛かるべきは、業務棚卸表の作成です。これがなければ、何を改善すべきかを把握することが難しくなります。業務棚卸表は、チームまたは個人の業務を明確に洗い出し、どのような手順や書類を使用し、業務が開始される起点から完了する終点までを網羅的に記載した表です。
この表を使って、各業務項目をリストアップし、どのチームメンバーがどの作業を行っているのかを可視化できます。業務効率化や仕組み化の出発点は、この業務棚卸表にあります。
業務プロセスの効率化
業務棚卸表が完成したら、次にその業務項目ごとの内容と以下のポイントを確認します。
- 廃止: その業務が不要になっているかどうかを検討し、形骸化している場合は廃止を検討します。
- 統合（結合）: 類似した作業が重複している場合は、統合して効率化できるかどうかを確認します。
- 入替（代替）: 作業手順の入れ替えや担当者の変更によって業務をよりスムーズにできるかどうかを確認します。
- 単純化: 複雑なプロセスを簡素化し、業務を効率化する方法を検討します。
これらのアプローチにより、作業時間の短縮やストレスの軽減が可能になります。
責任と役割の明文化
プロセスを効率化した業務項目ごとには、責任と役割を明確化するために責任者を任命します。この取り組みの目的は、各業務の管理に対する責任感を持つこと、責任者の役割を通じて任された仕事に誇りを持ってもらうことです。
仕事を任せられることは、信頼されている証拠であり、その期待に応えたいと思わせるものです。たとえば、部下の成長を促進したい場合は、業務を勇気を持って委任することが重要です。
一方で、避けるべきこともあります。それは、責任を押し付けるだけで権限を与えないことです。判断権を与えず、責任だけを負わせる状況は、部下の成長を妨げます。そのような状況下では、部下は成長しないだけでなく、異動や退職を申し出るかもしれません。
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如何でしたでしょうか。今回は業務仕組み化の6つのステップのうち、前半の3つを紹介しました。特に業務棚卸表に関しては、会社の財産のような存在になります。
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では、また次回の記事でお会いしましょう！