金子 浩二 
みなさんは、どうでもよい会議に時間を拘束されて、自分の仕事ができない、
そんな場面に遭遇したことはありませんか？
実はこれ、会議の目的意識の問題なのです。なぜなら、そもそものゴール設定がない、もしくは共有されていないことが原因で、先の見えないただのおしゃべりになりがちなんです。
私自身、これまでの４社の会社員生活を経験してきて、あらゆるタイプの会議に出席しましたし、自らも開催しました。でも今からお伝えする内容を先に知っていれば、その会議の半分以上は無駄にせずに済んだのかなと残念に思います。とはいえ、過去は取り戻せないのでどうしようもないですが・・・
この記事では、会議を特に主催する方に理解しておいて欲しいことをご紹介します。この記事を読むと、ゴール設定がスムーズになり、ビシッとしまる会議を行うことができます。結論としては①アイディア出し・議論型、②決議重視・意思決定型、③進捗共有・実行重視型、④教育・研修型の４つの会議タイプとなります。それでは解説に参りましょう。
アイディア出し型
この会議形式の目的は、各人のアイディア出し、すり合わせ、方向性の確認などとなります。よく、ブレストという言葉を聞くかと思いますが、これはブレインストーミングの略で、この場合、何を発言しても良いが、発言の否定はしないことがルールとして存在します。
特におじさん層の上司が若い年代の従業員のせっかくの発言に苦言を呈してしまったら、他の若い従業員は発言したくありません。なので、それを防ぐために最初からルールを設定するのです。若い従業員が安心して発言できる、安心安全ポジティブな場がとても重要になってきます。
決議重視・意思決定型
こちらは、事前に論点が明確になった決定事項が議論の対象であり、意思決定や判断を下すことが目的です。
発表者は、事前に意思決定できる判断材料・根拠資料などの準備をして参加者に配布します。
そして、その資料を前提として、発表者はピラミッドストラクチャーの方法などを使用してロジカルに説明を
します。それを持って決議するわけですね。従って、このシチュエーションは株主総会や取締役会など、
会社の重要事項の判断を下す際によく使われます。
※ピラミットストラクチャーに関しては、下記のブログで説明しておりますので、あわせてご覧ください。
進捗共有・実行重視型
こちらは、やるべき内容とその計画、進捗状況の共有と実行内容の確認が目的とします。
効率よく会議を進めるため、フォーマットの定型化や記載方法の統一化により、あらかじめ見える化しておき、
会議の場で共有しながら討議を進めます。よく、チーム単位でのミーティングに登場するパターンとなり、
皆さまの会社においてもやられているという方は多いのではないでしょうか。
教育・研修型
こちらは、参加メンバーへのスキルアップ研修や業務効率化に向けた教育などを目的としています。あらかじめ聞きたい内容の事前ヒアリングを行い、説明資料の準備をした上で、説明をしてあげると理解度が増します。
特に研修などの場合、時間が長くなりがちですので、集中力の兼ね合いから適度に休息を取りながら、効率的に行いましょう。また参加する側としてはインプットばかりでは面白くないので、覚えたことをアウトプットする場を会議の中で作るのも良いでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。会議に目的意識を持つと効率的に進行できるようになります。各タイプの特徴と効果を以下にまとめてみましたので、参考にしてみてください。そして会議の名幹事を目指してください。
- アイディア出し型
目的: 創造性やアイディアの収集、共有を促進する。
特徴: ブレインストーミングの精神に基づき、発言を肯定的に受け入れるルールがある。
効果: 参加者が自由にアイディアを出し合うことで、新しい視点や解決策が生まれやすくなる。若手社員も安心して発言できる環境が整う。 - 決議重視・意思決定型
目的: 事前に明確な議題について意思決定を行う。
特徴: 参加者には事前に情報や資料が提供され、ロジカルな議論が行われる。
効果: 決定プロセスが効率的に進み、組織の重要な意思決定に利用される。根拠となる情報を共有することで、参加者の理解も深まる。 - 進捗共有・実行重視型
目的: 進行中のプロジェクトや業務に関する進捗状況の共有と課題解決。
特徴: 定型化されたフォーマットや見える化された情報を用いて、効率的な議論が行われる。
効果: チーム全体がプロジェクトや業務の状況を把握し、必要な調整や改善を行うための場となる。情報共有により、メンバー間の連携が促進される。 - 教育・研修型
目的: 参加者のスキルアップや知識共有、新入社員の教育など。
特徴: 参加者の事前ヒアリングや資料準備により、効果的な教育が行われる。
効果: 新しい知識やスキルの習得が促進され、組織全体の能力向上につながる。アウトプットの機会が設けられることで、参加者の理解度が深まる。